6 шагов, как научиться грамотно строить беседы по телефону

Вы часто общаетесь по телефону по рабочим вопросам? А стоило бы, потому что общение по телефону – это наилучший способ донести до собеседника свои идеи. Вот несколько советов о том, как научиться грамотно строить телефонный разговор.
Мы не можем в любой ситуации прятаться за электронными сообщениями. Почему? Да потому что деловые отношения, как пишет предприниматель и инвестор Марк Састер, строятся двумя путями: через личное общение и по телефону. Марк действительно знает, как сделать разговор по телефону емким и при этом эффективным. Давайте же прислушаемся к его совету и научимся беседовать по телефону правильно.
 

1) Подготовьтесь к разговору

Не только политики носят с собой в карманах тезисы для своей речи или набрасывают на листке бумаги ключевые моменты будущей беседы перед тем, как непосредственно приступить к важному разговору. Састер считает, что такого рода подготовку используют репортеры, которые берут интервью по телефону. Выпишите себе ключевые темы, которые Вы хотите обговорить; вопросы, которые Вы хотите задать; и сколько времени у Вас есть на каждый из этих пунктов. На эту схему Вы сможете опираться во время разговора. Ведь всем известно, что самые успешные импровизации получаются только после тщательной подготовки.
 

2) Начните разговор с приятной темы

Сразу же брать быка за рога может быть неловко, пишет Састер, поэтому начните разговор с обсуждения приятных тем. Если Вы считаете, что разговоры о погоде – это слишком банально, то спросите своего собеседника о том, как он поживает и что у него новенького – это отличный способ добиться расположения и заинтересованности в разговоре. Но если Вы вдруг почувствуете, что отклика на другом конце провода нет, настало время перейти к делу.

3) Говорите точно

Как только Вы построите базу для разговора, настанет время перейти к сути – и четко донести до своего собеседника, что Вы от него хотите. Помните: собеседник не умеет читать Ваши мысли, в особенности по телефону. Марк Састер предлагает сказать что-то вроде: «Слушай, я звоню, потому что…» – это достаточно прямолинейно и эффективно, так как Вы оба сможете сразу же настроиться на рабочий лад.
А если Вы звоните не с конкретной просьбой, то Вы можете сказать что-то вроде «Я надеялся, что у тебя найдется 10 минут времени, чтобы я смог ввести тебя в курс дела, чтобы во время нашего следующего совещания, тебе было проще во всем разобраться».
 

4) Беседа – это диалог

Конечно, Вам не терпится поговорить о своем деле, но помните, что это должен быть диалог, а не монолог.
«Если Вы затягиваете свою реплику во время общения в живую, это еще полбеды, но если Вы придерживаетесь этой же тактики по телефону, я Вам гарантирую, что Ваш собеседник просто начнет отключаться и слушать вполуха», говорит Састер, «Если Вы прислушаетесь, то Вы, наверное, даже услышите, как он печатает на клавиатуре».
Чтобы этого избежать, остановитесь в середине своей тирады и уточните, слушает ли Вас собеседник, или, может быть, запросите у него обратную связь – а в следующий раз будьте внимательнее.
 

5) Говорите только по существу

Помните, что это не последний Ваш разговор в жизни, поэтому не нужно пытаться впихнуть в разговор все что только можно и растягивать его до бесконечности.
«Если Вы наладите хорошие долгосрочные отношения с собеседником, проявляя терпение, настойчивость и придерживаясь принципа взаимности, то Вам обязательно выдадутся и другие случаи обсудить волнующие Вас вопросы», говорит Састер.
Ваша репутация – это сумма всех Ваших взаимодействий с другими людьми. И телефонные разговоры входят в них. Если Вы заработаете себе репутацию болтливого и скучного человека, то будет все меньше желающих общаться с Вами по телефону. Так что лучше меньше, но лучше.
 

6) Не перегибайте палку

«Не просите сразу о четырех вещах, иначе не получите не одной», комментирует Састер. Как говорится, за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. При этом Ваша просьба должна быть четко сформулированной и не очень трудно выполнимой.
И не просите о большой услуге человека, если у Вас не тесные взаимоотношения, советует Састер.

Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена

Все права защищены. При копировании материалов сайта, пожалуйста, обязательно укажите наш ресурс — www.accent-center.ru