Советы лучших руководителей компаний о том, как не тратить впустую время на совещаниях

Как часто Ваши совещания затягиваются до бесконечности? Хотя... можете не отвечать. Лучше скажите мне вот что: Как часто Ваши совещания проходят именно так, как Вы запланировали? Да, я так и думала.

«Когда Вы приходите на совещание, важно помнить, что все присутствующие жертвуют часть своего рабочего дня, чтобы обсудить те или иные моменты», говорит Шивани Сироя, директор стартапа «Tala», занимающимся финансовыми технологиями. «Когда Вы начинаете должным образом уважать время других людей, совещания вдруг перестают быть обязаловкой, и начинают приносить пользу».

Легко сказать, да не так просто сделать. Многие компании ищут способ свести время, отводимое на совещания, к абсолютному минимуму, необходимому для успешного завершения встречи. И некоторые руководители все же нашли способ сделать это.

Вот как именно эти семь генеральных директоров нашли решение этого вопроса: теперь их совещания всегда проводятся по существу, а их сотрудники – даже те, кто работает удаленно – всегда остаются в курсе событий.

Заранее обдумайте план проведения совещания

Юджин Чанг, Генеральный директор компании виртуальной реальности «Penrose Studio», утверждает: «Самые эффективные совещания – это те, в которых подготовка занимает больше времени, чем само совещание».

Наверное, это прозвучит очевидно, но планирование – первое, от чего мы отказываемся, когда на работе случается очередной завал. Некоторые директоры просят своих сотрудников почитать перед встречей дополнительную информацию, другие же сами набрасывают список вопросов, которые им предстоит осветить, и раздают своим сотрудникам за день до совещания.

А вот Марсела Сапон, генеральный директор компании домашних услуг «Hello Alfred», нашла более простой способ планировать встречи: в начале каждого совещания она задает один простой вопрос: В чем наша цель? «Этим же самым вопросом начинаются все наши документы, переписки в Slack и крупные мероприятия», рассказывает она.

Слишком много совещаний проводится в формате просмотра презентаций, которые сотрудники вполне могли бы просмотреть и индивидуально до начала собрания, если эти презентации вообще так уж необходимы – отмечает Майкл Хэнсен, генеральный директор компании образовательных технологий «Cengage». «Совещания нужны для того, чтобы дискутировать на определенную тему, а не просто прощелкивать слайды», говорит он. Хэнсен часто дает своим сотрудникам задания прочитать коротенькие тексты, чтобы не тратить время на просмотр презентаций во время самого собрания.

Молодая компания «Trusted», предоставляющая услуги по уходу за детьми, перед каждым совещанием создает отдельные листы в программе Trello. До начала совещания сотрудникам предлагается добавить к листу Trello новые карточки, оповещения о которых приходят генеральному директору компании Ананду Ийеру, так он узнает, какие вопросы сотрудники хотят обсудить на собрании.

«Человек, который добавляет новую карточку, обязательно включает в нее информацию о том, что он хочет обсудить, и сколько, по его мнению, займет обсуждение этого вопроса», объясняет он. «Во время совещания я обычно играю роль «хранителя времени». Карточки с предложенными темами обсуждаются в порядке их добавления в лист».

Компания «Warby Parker» также заранее оповещает сотрудников о плане встречи, только вместо Trello использует приложение GoogleDocs. Сотрудники могут свободно комментировать любую запись в повестке дня – в том числе те из них, кто во время самого собрания чаще всего тушуется и не высказывается открыто.

Причем этот подход подходит не только для крупных собраний, на которых присутствует вся фирма сразу. Как утверждает Морган Дебаун, гендиректор стартапа «Blavity» – эта схема идеально работает и для встреч в более узком кругу. Дебаун просит своих сотрудников направлять ей заранее темы для обсуждения, даже если ей предстоит встретиться всего лишь с одним сотрудником – так у нее появляется время заранее подготовить вопросы по теме. Как говорит сама Дебаун: «Таким образом мы можем вместе работать над выбранными темами, а не просто информировать сотрудников о текущем состоянии дел».

Установите максимально допустимую продолжительность совещаний

«Люди любят назначать совещания ровно на один час», отмечает Хэнсен, хотя «на самом деле, далеко не для каждого обсуждения нужен целый час». Сейчас все его совещания длятся от 30 до 45 минут, как и у других менеджеров в «Cengage». «Собрания, на которые мы бы раньше отводили полчаса, теперь длятся 25 минут, а часовые встречи сократились до 45 минут», рассказывает он.

Хэнсен – не единственный генеральный директор, который начал сокращать длительность собраний в своей компании. «По умолчанию, мы больше не планируем совещания длиннее 30 минут, и при этом надеемся, что они закончатся еще раньше», рассказывает Лэнс Нойхаузер, директор компании современных технологий «4C».

Дебаун следует этому же правилу, хотя и с некоторыми исключениями. «Если обсуждение какой-то темы нельзя уложить в 30 минут, то это уже не совещание, а обычный рабочий процесс или выяснение отношений», добавила она.

А иногда проведение совещания и вовсе не обязательно, и его лучше всего совсем отменить. И именно тут Вам поможет заблаговременное составление программы встречи: Ийер объясняет, что если у них в компании на доске в Trello «ноль новых карточек», то совещание просто-напросто отменяется.
 

Дополнительные бонусы для сотрудников, такие как курсы английского, повод гордиться работой в компании!    Секреты HR и руководителей

Используйте видео-звонки, чтобы включить в совещание сотрудников, работающих на удаленном доступе…

В современном мире продуктивность собраний зависит, в том числе, и от участия на них удаленных сотрудников. Однако порой создается ощущение, что основное назначение большинства систем конференц-связи – это действовать на нервы участникам встречи. Именно поэтому многие генеральные директоры сходятся во мнении, что необходимо вкладывать средства в достойную платформу, имеющую функции демонстрации экрана и видео-звонков. Например, Ийер использует систему демонстрации экрана Screenhero, объединенную с мессенджером Slack, благодаря которой удаленные сотрудники «Trusted» могут участвовать на общих собраниях и в общих разговорах.

На самом деле даже маленькие решения могут помочь удаленным сотрудникам чувствовать себя частью команды. Команда Марселы Сапон из «Hello Alfred» проводит еженедельные всеобщие собрания в Google Hangouts; сотрудники, работающие в головном офисе компании в Нью-Йорке, собираются за большим столом на кухне перед экраном, а удаленные сотрудники из Сан-Франциско и Бостона присоединяются к ним в Hangouts. «Во время совещания сотрудникам предлагаются закуски, так что все работают в одинаковых условиях. А еще мы каждый раз меняем порядок выступающих сотрудников, чтобы все было по-честному», рассказывает Марсела.

Юджин Чанг во время совещаний с удаленными сотрудниками пользуется (ну конечно же) инструментом виртуальной реальности под названием Maestro, разработанным самой компанией «Penrose». «Когда наша команда хочет обсудить какой-либо вопрос, мы просто надеваем очки виртуальной реальности и общаемся в полностью виртуальном пространстве», говорит Юджин.

...Но не стоит забывать о личных встречах

И все-таки, каждый, кто когда-либо проводил собрания с командой по конференц-связи, знает, что такие встречи могут легко обернуться водоворотом технических неполадок. И даже если технические неполадки не представляют для Вас проблему, удаленные сотрудники зачастую могут отказаться от участия в видео-конференции, потому что они не присутствуют лично и, соответственно, освобождаются от ответственности.

«Вы когда-нибудь пробовали проводить мозговой штурм по конференц-связи?», спрашивает Хэнсен. «Я Вам гарантирую, что сотрудники отключат микрофон и займутся своими делами». Поскольку в «Cengage» многие сотрудники работают удаленно, Хэнсен утверждает, что крайне важно выбрать оптимальный формат проведения совещаний – личные встречи, видео-звонки или конференц-связь – в зависимости от того, что Вам предстоит обсудить. Нойхаузер также согласен, что очень трудно провести эффективный мозговой штурм, находясь по разные стороны экрана. «Ничто не сравнится с личным присутствием в эпицентре событий, так что когда у нас планируется обсуждение важного вопроса, мы стараемся добиться личного присутствия каждого», говорит он.

Конечно же, собрать всех в одном помещении не всегда представляется возможным. Так как Нойхайзер понимает, что некоторые сотрудники, работающие на удаленном доступе, так или иначе периодически будут пропускать важные совещания, он регулярно лично общается с каждым из них, «чтобы убедиться, что их голос останется услышанным». Ряд компаний проводит эквивалент сессии вопросов и ответов на Reddit, в качестве попытки обеспечить прозрачность принимаемых решений и дать возможность всем сотрудникам пообщаться с руководителями компании.
Slack и другие платформы, поддерживающие групповой чат, также могут помочь демократизировать обмен идеями и позволят держать удаленных сотрудников в гуще событий. И Марсела, и Морган ссылаются на Slack в качестве незаменимого средства для преодоления разрыва в общении. «Мы используем Slack для проведения дискуссий по большинству вопросов; многие из наших поставщиков контента работают удаленно, поэтому мы создали канал #collaborate, где люди постоянно делятся своими комментариями или идеями», говорит Дебаун. «Некоторые из наших лучших статей составлены на основе вопросов, заданных в Slack, и предложенных сотрудниками ответов».

Тем не менее, иногда стоит немного поднапрячься, чтобы собрать всех своих сотрудников в одной комнате. Компания «Tala» открыла офисы в Санта Монике, Найроби и Маниле; как правило, компания, чередует поздние вечерние и ранние утренние совещания, для команд в разных часовых поясах. Однако, как отмечает Сироя, личное присутствие на собрании также очень важно. «В начале этого года мы пригласили всю команду из Кении на недельную командировку в Санта Монику», вспоминает она. С одной стороны, у них получилосьочень длинное совещание. Но с другой – они сэкономили уйму времени на бесчисленных коротких, но неэффективных встречах.

Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена